Invitations partenaires

Fonctionnement des invitations partenaires

Le but de la fonctionnalité est de permettre aux partenaires d'inviter des personnes à l'événement, même s'il est gratuit, en traçant dans le back office les participants inscrits depuis l'invitation d'un partenaire.

Depuis son espace, le partenaire va donc renseigner les informations de la personne à inviter, récupérer un lien à lui partager ou un email à lui envoyer et suivre par invité qui s'est inscrit ou non.

 

Côté organisateur, la liste des personnes invitées se trouve dans le menu Partenaires / Invitations, avec le nom du partenaire qui invite, le statut d'invitation et l'inscrit rattaché.

Invitations partenaires

Mise en place de quota

Afin de limiter le nombre de participants inscrits sur invitation, il est nécessaire de mettre en place un quota.

Trois quotas sont disponibles, par ordre de priorité croissante :

• Un quota global à tous les partenaires
  • Ce quota est à ajouter dans le menu Configuration / Modules, en cliquant sur le bouton Configurer du module Partenaires / exposants et en indiquant le quota global à la question Nombre maximal d'invitations par partenaire
• Un quota dans un produit
  • Pour activer ce type de quota, suivez les instructions contenues dans l'aide en ligne Packages et Produits
• Un quota par partenaire
  • Si un partenaire doit avoir un quota spécifique, depuis le menu Partenaires / Tous les partenaires, cliquez sur le bouton  pour éditer le partenaire, cochez la case Quota invitation et renseignez le quota du partenaire.

Invitations avec SAS de validation

Mise en place du SAS

Si vous souhaitez vérifier l'identité des personnes invitées par les partenaires, vous pouvez mettre en place un SAS de validation.

Pour activer cette option :

• Rendez-vous dans le menu Configuration / Modules
• Cliquez sur le bouton Configurer du module Partenaires / exposants
• Activez l'option Contrôler les invitations des partenaires (SAS de validation)
• Cliquez sur VALIDER pour enregistrer vos modifications

De cette façon, tout invité ajouté par un partenaire depuis son espace va arriver dans le back office, dans le menu Partenaires / Invitations avec un statut En attente.

SAS de validation

Gestion en back office

Une fois le SAS mis en place, il faut valider les personnes invitées
Pour cela :

• Cliquez sur le crayon d'édition de la ligne de la personne invitée
• Changez le statut en bas de page
  • Vous pouvez accepter ou refuser une personne invitée
• Cliquez sur ENREGISTRER

Le partenaire verra dans son espace si la personne invitée a été acceptée ou refusée par l'organisateur.

Dans le cas où son invité est accepté, il peut le contacter par la suite.

Grille des invitations partenaires

Invitations anonymes

Lorsqu'un partenaire ajoute un invité depuis son espace en ligne, il doit d'abord renseigner l'email de cette personne (inwink vérifie que l'invité n'est pas déjà dans la base de donnée), puis il renseigne les informations demandées par l'organisateur.

Afin de ne pas ajouter d'emails de personnes sans leur autorisation dans le back office, vous pouvez activez les invitations de façon anonymes.
Côté organisateur, vous récupérez des informations des invitées sans leur email.

Pour activer cette option, depuis le CMS :

• Rendez-vous dans l'espace partenaire, sur la page Invitations
• Cliquez sur le bouton d'édition au survol du bloc invitations
• Activez l'option Invitation sur quota : autoriser les invitations anonymes

Si l'option est activé, lors de l'ajout de l'invité depuis son espace, le partenaire doit simplement renseigner les informations demandées par l'organisateur, sans forcément rentrer un email.

Personnalisation des informations des invités

Formulaire d'ajout d'invités

Afin de récupérer les informations nécessaires lors de l'ajout d'un invité, vous devez configurer le formulaire d'ajout.

Pour cela, depuis le CMS :

• Rendez-vous dans l'espace partenaire, sur la page Invitations
• Cliquez sur le bouton d'édition au survol du bloc invitations
• Cliquez sur le bouton EDITER LE FORMULAIRE
• Faites vos modifications et enregistrez

Page d'inscription

Lors de la mise en place de la fonctionnalité, il vous faut choisir une page d'inscription vers laquelle les invités sont redirigés pour s'inscrire.

Cela vous permet par exemple de les rediriger vers un formulaire dont les champs ne sont pas modifiables et dont les informations sont automatiquement préremplies.

Pour choisir la page d'inscription :

• Rendez-vous dans le menu Configuration / Modules
• Cliquez sur le bouton Configurer du module Partenaires / exposants
• Sous la question Page d'inscription des invités, choisissez la page d'inscription souhaitée
• Cliquez sur VALIDER pour enregistrer vos modifications

Envoi des liens d'invitation

Pour qu'un invité puisse s'inscrire, le partenaire a deux options :

• Soit il lui envoi le lien qu'il copie en cliquant sur le bouton COPIER LIEN D'INSCRIPTION
• Soit il lui envoi un email déjà préparé qu'il télécharge en cliquant sur  TELECHARGER L'EMAIL.