Billetterie Communauté

Comment activer la billetterie, ajouter des produits, des codes de réductions. Gérer les commandes. Valider et annuler des abonnements

Accès rapide

1° Activer la billetterie
     Connecteur Stripe
2° Éditer un produit 
     Ajouter un produit
     Modifier un produit
     Supprimer un produit
3° Créer un code de réduction
4° Accéder à la Billetterie
5° Éditer les formulaires
6° Grille des commandes (Back-office)
     Statuts de paiement
     Modifier les informations de l'acheteur
     Valider une commande (sur facture)
     Envoyer un lien de paiement (inscription avec validation par un administrateur)

7° Modèles d'email
8° Annuler un abonnement

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1° Activer la billetterie

Pour créer une billetterie sur votre communauté, rendez-vous dans le Back-office 
> Configuration > Informations générales > Paramétrage Adhésion

Activez la billetterie en passant OFF à ON :

 

• Par défaut, le choix "Paiement en ligne" est activé
• Si nécessaire, le "Paiement sur facture" peut être choisi ici
• Enfin, il faut aussi choisir une "Devise par défaut"

Une fois les choix effectués, le paramétrage doit être sauvegardé en cliquant sur "Enregistrer" en haut à droite de la page :

L'enregistrement effectué, une nouvelle entrée "Vente" apparait dans le menu :

 

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2° Éditer un produit 

Un "produit" sur Communauté correspond à un abonnement. Il est associé à un niveau d'adhésion, à une durée et aux méthodes d'inscriptions "immédiate" ou "avec validation d'un administrateur".

Ajouter un produit

Pour ajouter un produit, rendez-vous dans le Back-office 
> Billetterie> Produits> Cliquez sur l'icône ➕ :

Une fenêtre "Nouveau produit" s'ouvre :

• Choisissez le niveau d'adhésion que le nouvel abonné aura suite à son inscription (il est possible d'ajouter d'autres niveaux en cliquant sur nouveau). 
  🕵️ Pour en savoir plus sur les niveaux d'adhésions, consultez cet article.
• Renseignez la durée de l'abonnement 
• Choisissez la méthode d'inscription :

  • inscription avec validation par un administrateur 

  • inscription immédiate

• Cliquez sur "suivant"

• Donnez un nom au produit à créer 
• Facultatif : Ajouter un sous-titre, une description, une image d'illustration
• Renseignez le prix Hors Taxe et la TVA à appliquer (en %)

• Si besoin, indiquez une date de début de disponibilité et de fin de disponibilité
  
• Enfin, cliquez sur "Créer le produit"
  
  

Le produit est créé, avec le statut "Preview" par défaut
(visible seulement en back-office et en vue CMS/preview)

Pour rendre le produit disponible sur le site, éditez celui-ci, modifiez le statut en le passant sur "Publié" puis enregistrez :

Modifier un produit

Le nom, le sous-titre, la description, l'image, les dates de disponibilités et la méthode d'inscription du produit peuvent être modifiées à tout moment en éditant celui-ci, quel que soit son statut.

Le prix du produit peut être modifié tant que celui-ci est resté au statut brouillon ou preview.

Pour changer le prix d’un produit publié, il faut donc le passer en statut brouillon afin de le masquer sur le site web, et créer de nouveau ce produit avec un nouveau prix.

Supprimer un produit

La suppression d'un produit se fait depuis la grille "Tous les produits" en sélectionnant celui-ci puis en cliquant sur l'icône "corbeille" présente dans le bandeau noir. 

 

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3° Créer un code de réduction

Pour créer un code de réduction, depuis le menu Billetterie / Codes de réduction, cliquez sur l'icône ➕ en haut à gauche de la grille

Description :  

• • Nom (uniquement accessible en Back-office)
  • Description : description du code (uniquement accessible en Back-office)
  • Code : L'intitulé du code à communiquer. Peut être généré automatiquement en cliquant sur le bouton GÉNÉRER
  • Quota : nombre maximum d'utilisations du code de réduction
  • Dates d'activation/désactivation : Permet de définir une date de départ/de fin, ou un créneau de date pendant lequel le code peut être utilisé

Règles d'application :

• • Mode de réduction : Permet de choisir si la réduction s'applique via un montant fixe ou un pourcentage

• • Montant de la réduction : le montant, ou le pourcentage de la réduction qui sera appliqué sur le montant TTC
  • Type de réduction : Permet de définir si la réduction peut être appliquée à tous les produits ou seulement à un produit spécifique

Publication :

• • Statut de publication : le statut doit être "publié" afin que le code de réduction soit utilisable

Cliquez sur "ENREGISTRER" pour créer le code de réduction

 

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4° Accéder à la Billetterie (site Web)

L'accès à la billetterie se fait en passant par la page liste des produits puis en choisissant le type d'abonnement (produit). La page billetterie vient dans un second temps, une fois que l’on a sélectionné un produit.

La page liste des produits contient donc les formules d'abonnements possibles, préalablement configurées depuis le back-office :

Au clic sur un abonnement, la première étape de la billetterie concerne les "Informations du membre". 

On y retrouve, par défaut :

• Le bloc de saisie des informations du membre
• Le "Panier" rappelant la formule choisie, son prix, ainsi que le champ permettant d'ajouter un code de réduction 
• Une case à cocher sous le bloc de saisie pour indiquer si les informations de l'acheteur sont les mêmes que celles du membre.
  Si cochée, les informations de l'acheteur seront pré complétées à l'étape suivante (Il n'est pas possible de masquer cette case à cocher)

L'étape suivante concerne les "Informations de l'acheteur" et les "Coordonnées de facturation" (par défaut)

Dans le cas d'une méthode d'inscription immédiate :

Après avoir validé, on arrive sur l'étape "Récapitulatif de la commande "  où sont rappelés l'ensemble des informations saisies précédemment.

Si les informations sont correctes, il est temps pour l'acheteur/le membre, de "Procéder au paiement "

Deux modes de paiement peuvent être proposés s'ils ont tous deux été activés lors de la configuration de la billetterie depuis le back-office (🕵️ Voir Activer la billetterie)

• Paiement sur facture 
  En cas de paiement sur facture, le message ci-dessous apparait :
  
  "Merci pour votre confiance
  Votre commande a bien été prise en compte. Elle sera validée lorsque nous recevrons votre paiement. Vous pourrez alors vous connecter à votre compte sur la communauté."
  

 

• Paiement en ligne
  Si le paiement en ligne est choisi, une redirection est faite vers le site de paiement sécurisé afin de saisir les informations bancaires

Après avoir cliqué sur "S'abonner", le site sécurisé se ferme et un message de clôture apparait, informant du succès de l'opération.

 

Dans le cas d'une méthode d'inscription avec validation par un administrateur :

En cas d'inscription avec validation par un administrateur, l'étape du récapitulatif de commande ne fera pas apparaitre les choix de mode de paiement (en ligne ou sur facture).

 
Le futur adhérent pourra alors finaliser la commande.

A l'écran suivant le message ci-dessous sera affiché :

"Merci pour votre confiance

Nous avons bien enregistré votre commande et elle est en attente de validation par un administrateur. Veuillez noter que vous recevrez un email afin de procéder au paiement après cette validation."

 

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5° Éditer les formulaires

Le contenu des formulaires "membre" et "acheteur" peut être modifié en éditant le bloc, depuis les vues CMS ou back-office

 

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6° Grille des commandes (Back-office)

La grille des commandes est accessible depuis le menu Billetterie / Commandes.

Elle rassemble l'ensemble des commandes effectuées sur le site web de la communauté, quels que soient le type et le statut de paiement.

Par défaut, la grille affiche les informations suivantes : 

• Prénom, nom, email de l'Acheteur
• Mode de paiement
• Statut (liste ci-après)
• Devise
• Total HT, TTC
• Date de création, de paiement, de modification
  
  Liste des statuts (de paiement) :

• • Panier non terminé : paiement en ligne qui n'a pas abouti (non-validation du paiement auprès de la banque, compte bloqué...)
  • En attente de facture : demande de paiement sur facture par l'acheteur ou en cas d'unique mode de paiement configuré
  • Paiement validé : paiement validé par le provider de paiement, ou via le back-office suite à une demande de facture
  • Paiement annulé : paiement annulé par le provider de paiement
  • Échec du paiement : une erreur s'est produite lors du paiement via le provider de paiement 
  • En cours de validation (administrateur) :  Statut de commande en mode SAS que l'administrateur doit valider
  • En cours de validation (paiement en ligne) : Statut intermédiaire durant le traitement de la validation du paiement (rarement affiché)

En cliquant sur on accède au détail des tarifs commandés :

On y retrouve le nom du produit, le prix d'achat HT/TTC, ainsi que le code de réduction utilisé

Pour plus de détail sur la commande, il faut éditer celle-ci en cliquant sur :

Y sont présentes les informations vues dans la grille, plus :

• Erreur lors du paiement : si cochée, cette case indique la présence d'une erreur sur le paiement de la commande
• Identifiant de commande tiers 
• Message d'erreur : le message renvoyé par le provider de paiement
• Acheteur : Prénom/Nom de l'acheteur
  
  

Modifier les informations de l'acheteur 

En éditant la commande, il est possible de modifier les informations de l'acheteur via un clic sur le champ :

 

Valider une commande (sur facture)

En cas de règlement sur facture, après vous être assuré d'avoir récupéré votre règlement, vous devez valider la commande depuis la grille pour finaliser celle-ci.

• Sélectionnez la ou les lignes au statut "En attente de facture", puis accédez aux actions supplémentaires en cliquant sur

• Cliquez sur "Valider" 
• La commande change de statut et passe à "paiement validé"

Envoyer un lien de paiement (inscription avec validation par un administrateur)

En cas d'inscription avec validation par un administrateur, il est nécessaire d'envoyer à l'acheteur un email contenant le lien de paiement, et/ou les coordonnées lui permettant d'envoyer son règlement (paiement sur facture).

• Sélectionnez la ou les lignes au statut "En attente de validation", puis accédez aux actions supplémentaires en cliquant sur

 

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7° Modèles d'email

Dans la grille Emailing > Modèles d'email > Tous les modèles d'email, il est possible d'ajouter différents modèles d'emails pour le suivi des commandes en cliquant sur  : 

• Paiement validé : contient les informations nécessaires pour un récapitulatif de commande, une facture
• Confirmation de demande de facture : contient les informations nécessaires pour accuser réception d'une demande d'abonnement avec règlement sur facture
• Autorisation de commande : contient les informations nécessaires dans le cas d'une inscription avec validation par un administrateur 
  • récapitulatif de commande
  • lien vers le fournisseur de paiement afin de finaliser le règlement 
• Relance paiement : contient les informations nécessaires pour effectuer une relance de paiement (commande au statut : "en attente de paiement")
  
  

 

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8° Annuler un abonnement

L'annulation d'un abonnement peut se faire sur le site web par l'adhérent lui même ou via le back-office.

Sur le site web :  l'adhérent peut annuler son abonnement à tout moment depuis son  menu adhérent. Il pourra continuer de profiter de celui-ci jusqu'à la fin de la période en cours (date de fin), suite à quoi il ne sera pas renouvellé.
Via le back-office : Une annulation d’abonnement côté Back-office prend un effet immédiat → l’adhérent ne peut plus profiter de son abonnement dès validation de l'annulation

Annuler un abonnement via le back-office :

Pour annuler un abonnement via le back-office, rendez-vous dans Adhésions > Adhérents > Tous les adhérents >

• Sélectionnez la ligne pour laquelle vous désirez annuler l'abonnement puis accédez aux actions supplémentaires en cliquant sur
• Dans "Sélection" choisissez "Annuler l'abonnement"

 

 

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