Statut d'inscription
Afin de gérer vos participants, il existe un statut d'inscription.
Ce statut a 3 états :
- Inscrit
- Refusé
- Non inscrit
Ce statut est mis à jour en fonction de l'inscription des participants, et de leurs actions sur le site web :
- Inscrit
- Un participant s'inscrit, ou un invité indique qu'il vient à l'événement
- Refusé
- Un participant se désinscrit, un invité indique qu'il ne vient pas à l'événement ou un membre d'une équipe partenaire (avec un badge d'accès) est supprimé de l'équipe
- Non inscrit
- Un acheteur achète un billet pour une personne tierce, ou un invité n'a pas encore répondu au formulaire
Les participants inwink sont ensuite répartis en trois sous-menu, en fonction du statut d'inscription :
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Tous les inscrits | Toutes les personnes inscrites à l'événement |
| Non inscrits | Toutes les personnes non inscrites à l'événement (invité, acheteur, etc.) | |
| Tous les participants | Ensemble des participants, tout type confondu |
Ajout des participants dans le back-office
Automatiquement, via les formulaires d'inscriptions
Vos participants s'inscrivent via un formulaire en ligne, et arrivent automatiquement dans le back-office, dans le menu Participants / Inscrits, avec le statut Inscrit.
Si vous autorisez la désinscription à l'événement, le statut passe en Refusé.
Sur le menu Tous les participants, vous pouvez filtrer sur le champ Est inscrit pour voir le nombre de participants désinscrits.
- Cas particulier n°1 : inscription via une billetterie
Il est nécessaire que la commande sois validée, automatiquement via le paiement, ou manuellement depuis le back-office, pour que vos participants arrivent dans la grille des inscrits.
- Cas particulier n°2 : inscription sur invitation
Vos invités sont importés dans le back-office inwink, avec le statut Non inscrit.
Via votre formulaire en ligne, ils peuvent :
- S'inscrire à l'événement ⇒ Leur statut d'inscription passe en Inscrit
- Indiquer qu'ils ne seront pas présent ⇒ Leur statut d'inscription passe en Refusé
Tant qu'un invité ne répond pas au questionnaire, son statut reste en Non inscrit.
Manuellement, depuis le back-office
Depuis l'un des trois sous menus des participants, vous pouvez ajouter une nouvelle personne.
Le participant va prendre le statut d'inscription correspondant au menu depuis lequel vous l'ajoutez.
Cliquez sur le bouton AJOUTER pour ouvrir une fiche participante.
Vous pouvez changer le statut d'inscription si vous le souhaitez.
Renseignez les informations dont vous disposez concernant ce participant, et cliquez sur ENREGISTRER pour finaliser la création.
Catégorie de participant
La catégorie de participant inwink sert à gérer et structurer votre base de données participants, et de leur attribuer des badges différent en fonction de leur profil.
Lors de la création de votre événement, 5 catégories sont automatiquement créées :
- Participant
- Intervenant
- Exposant
- Organisation
- Acheteur
Ces catégories peuvent être affectées de façon automatique, manuelle, et peuvent être cumulées.
Affectation automatique
La catégorie Participant est affectée automatiquement à un participant qui s'inscrit sur votre site web.
La catégorie Intervenant est affectée automatiquement à toute personne ajoutée dans le menu Programme/ Intervenant, ou à toute personne rattachée à une session via l'espace partenaire.
La catégorie Exposant est affectée automatiquement à toute personne reliée à un partenaire, soit en ligne via l'espace partenaire, soit depuis le back-office, dans le menu Partenaire / Tous les partenaires.
Affectation manuelle
Vous pouvez ajouter manuellement une catégorie à un participant.
Pour cela, depuis l'un des sous menus des participants, recherchez votre participant, et cliquez sur le bouton ✏️ pour éditer sa fiche.
Cliquez ensuite sur le bouton Modifier et sélectionnez-la ou les catégories à affecter au participant.
Cliquez ensuite sur ENREGISTRER pour finaliser l'ajout des catégories.
