À quoi sert le module d'inscription avec code d'invitation ?
Sur certains événements, les organisateurs et les exposants distribuent des invitations papier ou digitales contenant un code d'invitation permettant d'accéder gratuitement à l'événement.
Lorsque ces invitations sont directement scannées à l'entrée, les visiteurs peuvent rester anonymes : l'organisateur sait qu'une invitation a été utilisée, mais ne dispose pas nécessairement des informations sur la personne qui l'a utilisée.
Pour répondre à ce besoin, inwink propose un module d'inscription avec code d'invitation, accessible depuis les bornes onsite.
Ce module permet aux visiteurs disposant d'un code d'invitation donnant droit à une entrée gratuite (réduction de 100 %) de s'inscrire en autonomie, sans passer par un parcours d'achat classique.
L'objectif est double :
- Faciliter l'accès à l'événement, en conservant les invitations papier ou digitales.
- Identifier les visiteurs présents, en associant chaque invitation utilisée à une inscription nominative.
1. Comment fonctionne l'inscription sur borne ?
Le parcours se déroule en trois étapes simples.
Étape 1 : Scanner ou saisir son code d'invitation
À son arrivée sur l'événement, le visiteur se rend sur une borne d'inscription onsite, avec son invitation papier. 
Deux possibilités lui sont proposées :
- Scanner le QR code présent sur son invitation papier ou digitale.
- Saisir manuellement son code d'invitation dans le champ prévu à cet effet.
Le code permet d'accéder au parcours d'inscription associé à l'invitation.
Si le code d'invitation n'est pas valide (déjà utilisé par exemple), un message d'erreur apparaît directement sur l'écran via un bandeau rouge, empêchant l'utilisateur d'aller à l'étape suivante.
Étape 2 : Compléter son inscription
Une fois le code d'invitation renseigné, le visiteur accède à un formulaire d'inscription simplifié, adapté à ce parcours.
Il lui suffit de renseigner les informations demandées, par exemple :
- Son prénom
- Son nom
- Son adresse email
- Son acceptation des conditions d'accès et de la politique de confidentialité.
Le code d'invitation correspondant à une gratuité totale, aucun paiement n'est nécessaire.
Cette étape permet d'associer l'invitation utilisée à un visiteur identifié.
Étape 3 : Récupérer son billet d'entrée
Une fois son inscription finalisée, le visiteur obtient directement son billet d'entrée valide, associé à son identité et comportant un QR code.
Le billet peut alors être utilisé pour accéder à l'événement.
Lorsque le dispositif onsite prévoit une imprimante, le visiteur peut également récupérer son badge imprimé.
2. Côté organisateur, comment préparer ce parcours sur votre événement ?
Pour proposer cette inscription autonome, plusieurs éléments doivent être prévus en amont.
Disposer de codes d'invitation adaptés
Les invitations distribuées doivent contenir un code permettant de bénéficier d'une entrée gratuite, avec une réduction de 100 %.
Ce parcours est destiné aux visiteurs qui disposent déjà d'une invitation gratuite : il ne permet pas d'effectuer un achat ou un paiement directement sur la borne.
Préparer le formulaire d'inscription
Le module Inscription avec code de réduction est disponible dans la section Onsite du back-office inwink.
Un formulaire doit être prévu pour recueillir les informations nécessaires à l'identification du visiteur.
L'objectif est de limiter les champs demandés afin de rendre l'inscription aussi rapide et fluide que possible.
Pour configurer celui-ci, rendez-vous dans le back-office de votre événement > dans l'onglet Onsite > Configuration > puis éditez la care "Inscription avec code de réduction" : 
Comme un formulaire classique inwink, vous pouvez ajouter des champs, des pages à ce formulaire :
Les différentes options de cette carte permettent de personnaliser le parcours d'inscription des visiteurs sur borne. Activez ou désactivez chaque option à l'aide du bouton ON/OFF, selon le fonctionnement souhaité :
- Scan du QR code : permet au visiteur de scanner le QR code présent sur son invitation pour accéder à son inscription.
- Saisie du code au clavier : permet au visiteur de renseigner manuellement son code d'invitation sur la borne (recours utile si le QR code est abîmé ou si la borne n'a pas de lecteur).
- Lancer l'impression automatiquement : déclenche automatiquement l'impression du badge une fois l'inscription finalisée.
3. Quels avantages pour l'organisateur ?
Ce dispositif permet de concilier distribution d'invitations, autonomie des visiteurs et collecte de données.
- Conserver les invitations papier : les exposants peuvent continuer à distribuer leurs invitations selon leurs pratiques habituelles.
- Identifier les visiteurs réellement venus : chaque invitation convertie permet de recueillir les informations du participant.
- Fluidifier l'accueil : les visiteurs effectuent leur inscription directement depuis une borne, sans intervention systématique des équipes.
- Simplifier le parcours : les personnes invitées bénéficient d'une inscription rapide, sans étape de paiement.
L'organisateur peut ainsi mieux connaître les visiteurs ayant utilisé une invitation, tout en conservant un dispositif d'accès adapté aux besoins de son événement.
À retenir : Le module d'inscription avec code d'invitation permet de transformer une invitation gratuite, papier ou digitale, en billet d'entrée nominatif, grâce à un parcours autonome sur borne onsite.