Identifier les données personnelles. Procéder à l'anonymisation des données personnelles. Supprimer un contact.
Dans cet article :
En brefIdentifier les données personnelles
Quand, pourquoi faut-il anonymiser ou supprimer les données personnelles d'un contact ?
Comment procéder pour anonymiser les données personnelles d'un contact?
En bref :
✍️Le processus d’anonymisation vise à éliminer toute possibilité de ré-identification d'un contact tout en permettant l'utilisation des données restantes à fin d'analyse.
✍️L'action de suppression efface l'ensemble des données d'un contact.
✍️Ces deux actions sont irréversibles.
- L'anonymisation d'un contact concerne, par défaut :
- Les membres, participants associés (Nom, prénom, email + champs texte par défaut)
- Le titre des business meetings associés aux participants de tous les évènements
- Les invitations partenaires associées aux participants (Nom, prénom, email)
- Les codes de réduction (Nom, prénom, email)
- Les billets (Nom, prénom, email)
- Réponses de sondage (Les champs marqués comme données personnelles)
- Il est possible d'anonymiser ou supprimer en masse des contacts
Identifier les données personnelles :
Données anonymisées par défaut :
- Prénom
- Nom
- Entreprise déclarée
- Poste
- Téléphone
- Langue préférée
- Modifié par
En plus des données anonymisables par défaut, il est possible de choisir quels autres champs doivent être anonymisées puisque pouvant aussi contenir des données personnelles.
Lors de leur création ou dans le cadre d'une modification, les champs des entités Contact, Participant, Membre, Business Meeting, Invitations partenaires, Réponses de sondage, peuvent donc être identifiés comme contenant des données personnelles depuis la modale d'édition de champ.
Quand, pourquoi faut-il anonymiser ou supprimer les données personnelles d'un contact ?
Dès lors qu'un contact fait une demande de suppression de ses données dans le cadre du droit à l'oubli, il devient nécessaire de procéder à l'anonymisation ou à la suppression des données personnelles de ce contact.
Pour tout savoir sur l'anonymisation des données personnelles et le cadre juridique qui l'entoure, vous pouvez consulter le site de la CNIL
Comment procéder pour anonymiser les données personnelles d'un contact ?
L'anonymisation s'effectue depuis l'audience du site, en sélectionnant le ou les contacts concernés par l'anonymisation.
Une fois la ligne sélectionnée, il faut cliquer sur la corbeille pour lancer la procédure :
Une fenêtre d'avertissement s'ouvre alors :
En cliquant sur "Confirmer", une seconde fenêtre apparait et demande à renseigner le mot "CONFIRMER" pour activer le bouton :
Au clic sur le bouton, une première notification apparait indiquant que la procédure d'anonymisation est en cours :
Puis une seconde notification indique que la procédure est terminée :
La grille affiche toujours la ligne du contact jusqu'au rafraichissement ou à un changement de vue.
En consultant la fiche, on peut voir que les données personnelles sont effacées, et il ne reste en base que des informations à fin d'analyse, non reliables au contact.
La fiche ne peut plus être éditée.
Au rafraichissement, il ne reste donc plus que la ligne anonymisée :
Supprimer le contact
Il est possible de choisir la suppression complète du contact en activant le mode correspondant (OFF > ON).
Le texte de la fenêtre est adaptée pour indiquer qu'on est passée en mode de suppression.
De la même manière que pour l'anonymisation, il faut renseigner le mot "CONFIRMER" pour activer le bouton et finaliser la suppression.
La suppression est immédiate et visible au rafraichissement.
❗Pour rappel, les actions d'anonymisations et de suppressions des données personnelles sont irréversibles.
Il est de la responsabilité de l'administrateur du site d'audience de s'assurer qu'il a choisi le bon mode et que les contacts à anonymiser sont les bons.
Récapitulatif des champs et rapport d'anonymisation
Un récapitulatif, au format excel, des champs contenant des données personnelles est téléchargeable depuis l'audience (DATA), les sites, événement et communauté en se rendant dans la configuration (Informations générales).
Un rapport des entités anonymisées est téléchargeable depuis une nouvelle action (Actions supplémentaires) dans la grille des contacts
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