Gérer vos exposants au quotidien : dossiers, accès, commandes et factures

 1. Retrouver vos dossiers exposants

Connectez-vous à votre compte inwink, puis ouvrez l’événement concerné.

Dans le menu Commercialisation, utilisez les onglets suivants selon votre besoin :

Pour retrouver un dossier, utilisez les filtres de la grille. Vous pouvez également enregistrer une vue pour réutiliser vos réglages, par exemple pour suivre les dossiers à compléter.

2. Suivre l’avancement d’un dossier exposant

Le Statut de commercialisation vous permet de suivre la progression d’un dossier, de la demande de participation à la validation du contrat.

Valider ou refuser une demande

Si votre parcours prévoit une validation préalable :

1. Ouvrez Commercialisation > Tous les dossiers.
2. Retrouvez le dossier au statut Prospect.
3. Ouvrez sa fiche et vérifiez les informations transmises.
4. Validez ou refusez la demande.

Après validation, l’exposant peut poursuivre son parcours et compléter son dossier dans son espace partenaire. En cas de refus, le dossier reste disponible dans le back-office.

Si votre parcours ne prévoit pas de validation préalable, le dossier peut démarrer directement au statut Dossier à compléter.

3. Donner accès à l’espace partenaire

L’espace partenaire permet à chaque exposant de retrouver les informations et les actions liées à sa participation. Les rubriques disponibles dépendent de votre événement et de la configuration retenue.

Vérifier les membres et leurs rôles

Les membres d’une équipe exposante peuvent avoir des rôles différents :

Transmettre l’accès

1. Ajoutez un membre avec le rôle Administrateur dans l’équipe de l’exposant.
2. Envoyez-lui un email contenant son lien de connexion à l’espace partenaire.
3. Préparez un envoi automatique pour les nouveaux membres qui doivent recevoir cet accès.

Avant l’ouverture, vérifiez le lien de connexion et les droits avec un exposant test.

Organiser les rubriques de l’espace

Rendez-vous dans Site Web & App > Contenu du site > Espace partenaire pour choisir les onglets visibles et leur ordre.

Selon les fonctionnalités configurées, l’exposant peut notamment y retrouver :

• Dossier exposant : choix du stand, informations de participation et commande initiale.
• Boutique : achats complémentaires.
• Factures : documents de facturation.
• Fiche partenaire : présentation de l’entreprise sur le site de l’événement.
• Équipe : collaborateurs, rôles et badges.
• Tâches et documents : éléments demandés par l’organisateur.
• Invitations : gestion des invités dans la limite du quota prévu.
• Offres, sessions, rendez-vous et leads : contenus et interactions associés à sa participation.

Pour vérifier le rendu, créez un exposant test et ajoutez-vous à son équipe. Vous pourrez ainsi consulter l’espace avec les droits d’un membre exposant.

4. Suivre la commande initiale et le contrat

La commande initiale regroupe les éléments sélectionnés dans le dossier exposant : stand, surface, package, produits inclus et options.

Avant la signature

L’exposant complète son dossier et sélectionne les éléments proposés dans votre parcours. Il peut modifier sa commande jusqu’à la signature du contrat.

Le contrat est généré à partir de votre modèle, des informations du dossier et du contenu de la commande. La signature doit être réalisée par un membre disposant du rôle Responsable stand.

Après la signature

Une fois le contrat signé, l’exposant ne peut plus modifier sa commande. L’organisateur peut encore :

• valider le contrat ;
• rouvrir la commande pour la modifier si nécessaire ;
• ajouter une commande pour l’exposant, sur facture ou avec un lien de paiement ;
• annuler la commande en cas de désistement.

Avant d’intervenir, vérifiez le statut du dossier et les éléments de commande concernés afin de conserver un suivi cohérent.

Consulter les éléments vendus

Ouvrez l’onglet Commandes pour retrouver les éléments vendus. La grille peut présenter plusieurs lignes pour un même exposant, correspondant aux différents produits de sa commande.

Vous pouvez utiliser les filtres et exporter les données pour les exploiter dans un tableur.

5. Gérer les achats complémentaires

La boutique permet aux exposants de commander des prestations après leur commande initiale : mobilier, éclairage, visibilité ou autres produits de votre catalogue.

Elle prend la forme d’une page catalogue dans l’espace partenaire. Les achats réalisés dans cette boutique donnent lieu à une facture, sans nouveau contrat.

Ce parcours peut également être proposé à des partenaires sans stand, par exemple pour l’achat de prestations de visibilité.

6. Retrouver les factures

Les factures sont accessibles :

• côté exposant, dans l’onglet dédié de son espace partenaire ;
• côté organisateur, dans Commercialisation > Factures, selon la configuration de l’événement.

Le circuit de facturation doit être défini en amont avec votre CSM. Il peut s’appuyer sur Pennylane ou sur un autre fonctionnement adapté à votre organisation.

Ne présumez pas que la signature du contrat suffit à émettre une facture : vérifiez le déclenchement prévu dans votre configuration.

7. Accompagner les exposants par email

Préparez les communications correspondant aux principales étapes du parcours :

Dans chaque email, indiquez clairement l’action attendue et ajoutez le lien utile. Vérifiez les conditions d’envoi et les destinataires avant d’activer les communications automatiques.

8. Tester le parcours avant son ouverture

Réalisez un parcours complet avec un exposant test :

• Envoyer une demande de participation.
• Vérifier sa présence et son statut dans le back-office.
• Valider la demande si votre parcours le prévoit.
• Recevoir l’email d’accès et se connecter à l’espace partenaire.
• Compléter le dossier et sélectionner le stand et les produits.
• Vérifier le contenu de la commande et du contrat.
• Signer avec le rôle Responsable stand.
• Valider le contrat côté organisateur.
• Vérifier le circuit de facturation et l’accès aux factures.
• Tester un achat complémentaire si la boutique est proposée.