Définir un quota d'inscriptions sur un formulaire gratuit

Gérez les quotas d’inscription sur les formulaires gratuits de votre évènement

Le quota d’inscription vous permet de limiter le nombre total de participants pouvant s’inscrire à votre évènement. Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous avez un nombre de places limité, que ce soit par exemple, pour des raisons logistiques, budgétaires ou de sécurité.

Vous pouvez définir un quota pour chaque formulaire d’inscription de votre évènement (par exemple : un quota différent pour les participants, les exposants ou les bénévoles). 

Configurer un quota sur un formulaire

Vous pouvez paramétrer le quota directement depuis les paramètres de votre formulaire.

• Rendez-vous sur votre CMS 
• Éditez le bloc du formulaire 
• Activez l'option "Définir un quota d'inscription à ce formulaire" 
  
  
  
  
• Créez le quota d'inscription souhaité 

➡️ Vous pouvez créer un quota partagé entre plusieurs formulaires (tous se fermeront une fois le quota atteint), ou un quota dédié à un seul formulaire. 

👉 Si vous définissez un quota de 100 places et que vous l’associez à 3 formulaires, dès que le total des inscriptions atteint 100, les trois formulaires seront automatiquement fermés.

Une fois le nombre maximum d’inscrits atteint, vous pouvez choisir la manière dont le formulaire réagit. 

Le formulaire peut soit se fermer automatiquement pour bloquer toute nouvelle inscription, soit passer en liste d’attente, permettant aux participants supplémentaires d’être enregistrés en attente jusqu’à ce que des places se libèrent. 

Gestion des inscriptions une fois le quota rempli

1. Fermer automatiquement le formulaire

Le formulaire devient inaccessible dès que le quota d’inscrits est atteint.
Toute nouvelle tentative d’inscription affichera un message indiquant que les inscriptions sont closes. 

Vous pouvez personnaliser ce message :

2. Passer en mode “liste d’attente”

Vous pouvez permettre aux nouvelles personnes de se préinscrire en liste d’attente. 
Cette option est recommandée si vous souhaitez garder une flexibilité dans la gestion des participants.

Dans ce cas, leur statut d'inscription passera automatiquement à Sur liste d'attente.

Cela vous permet de gérer les places libérées ultérieurement ou d’accepter manuellement certaines personnes selon les désistements. 

Vous pouvez personnaliser le message d’introduction du formulaire afin d’informer les utilisateurs qu’ils seront placés sur liste d’attente en le remplissant.

Vous pouvez également personnaliser le message de fin affiché aux utilisateurs qui ont rempli le formulaire tout en étant placés sur liste d’attente. 

📩 Pensez à configurer vos e-mails et déclencheurs pour informer les personnes en liste d’attente que leur inscription a bien été reçue. 

Vous pouvez suivre le statut des participants directement depuis leur fiche, via le champ "Statut d'inscription"  (⚠️ qui remplace l’ancienne mention "Est inscrit").

Les différents statuts disponibles sont :

• Non inscrit

• Inscrit

• Refusé

• Sur liste d'attente (➡️ utilisé pour les personnes placées sur liste d’attente, lorsque le quota d’un formulaire d’inscription est déjà atteint). 
  
  
  
  

➡️ Pensez à actualiser manuellement le statut des personnes en liste d’attente :

• sélectionnez "Inscrit" dès qu’une place se libère,

• ou "Refusé" si aucune place n’est disponible