La pré-inscription permet à un exposant potentiel de manifester son intérêt pour participer à votre événement avant d’accéder à l’ensemble du parcours de commercialisation.
Bon à savoir : la pré-inscription est particulièrement utile lorsque vous souhaitez contrôler ou qualifier les demandes avant de proposer un stand ou une offre commerciale.
À quoi sert la pré-inscription ?
La pré-inscription peut notamment vous permettre de :
- récupérer les premières informations sur l’entreprise
- identifier le contact principal
- qualifier la demande
- accepter ou refuser une candidature avant l’ouverture du dossier exposant
- adapter la suite du parcours en fonction de votre processus commercial.
L'objectif de la pré-inscription est de ne demander à ce stade que les informations réeellement nécessaires à laqualifiaction de l'exposant.
Bon à savoir : si vous souhaitez que chaque demande soit validée par votre équipe avant de donner accès au dossier exposant, utilisez le statut de commercialisation "Prospect", comme valeur par défaut au niveau de votre formulaire de pré-inscription.
Où configurer la pré-inscription ?
Depuis le back-office de votre événement, rendez-vous dans l'onglet Site Web & App > Contenu du site > Ajoutez une page nommée "Formulaire d'inscription partenaire": 
Ouvrez ensuite la page une fois créée, contenant votre formulaire de pré-inscription exposant.
1. Vérifier la page de pré-inscription
Avant de rendre la page accessible aux exposants, vérifiez :
- le titre et le contenu de la page
- les informations demandées
- les champs obligatoires
- les éventuels textes d'information
- le bouton permettant de valider la demande.
Les données plus détaillées pourront être demandées ultérieurement dans le dossier exposant.
2. Configurer le formulaire
Le formulaire doit vous permettre de récupérer les informations nécessaires à la qualification de la demande, par exemple :
- informations sur l'entreprise
- coordonnées du contact principal
- type ou profil d'exposant
- informations commerciales nécessaires à votre processus de validation.
Pensez également aux informations dont vous aurez besoin par la suite afin d'éviter de demander plusieurs fois la même donnée à l'exposant.
3. Définir le statut de commercialisation
Le statut appliqué à la soumission du formulaire, au niveau des valeurs par défaut, détermine la suite du parcours.
Par exemple :
Prospect : La demande doit être examinée par l'organisateur avant de poursuivre.
Dossier à compléter : L'exposant peut accéder directement à son espace et commencer à compléter son dossier.
Choisissez donc le statut correspondant au parcours que vous souhaitez mettre en place.
4. Tester et publier la page
Une fois le formulaire testé, vous pouvez publier la page de pré-inscription.
Avant cela, assurez-vous de :
- réalisez une pré-inscription avec une adresse e-mail de test
- vérifiez que la demande remonte correctement dans le back-office
- contrôlez le statut attribué
- vérifiez les éventuels emails déclenchés
- testez la suite du parcours côté exposant.
Si vous avez choisi le statut "Prospect", vérifiez que l’accès au dossier respecte la validation préalable prévue. Après acceptation, contrôlez que le dossier passe au statut "Dossier à compléter" et que l’exposant peut poursuivre depuis son espace Partenaire.
Une fois ces contrôles réalisés, vous pouvez publier votre page.
Point d'attention : testez l'ensemble du parcours avec un véritable compte exposant. Faites toujours un test avec une adresse email fictive avant l'ouverture aux exposants afin de vérifier que la demande est bien créée et que le parcours fonctionne comme prévu.