Comprendre le parcours de commercialisation d'un exposant
Découvrez les étapes du parcours exposant, de la pré-inscription à la commande, au contrat et à la facturation.
Le parcours de commercialisation accompagne l'exposant depuis sa première demande de participation jusqu'à la validation de sa commande et, selon votre configuration, sa facturation.
Le fonctionnement exact dépend de votre événement, mais le parcours suit généralement les étapes suivantes.
1. Pré-inscription
L'entreprise renseigne les premières informations demandées dans votre formulaire.
Objectif : qualifier la demande et identifier l'entreprise.
2. Qualification et ouverture du dossier
Selon votre configuration, la demande peut être validée par l'organisateur avant de poursuivre.
Une fois autorisé à continuer, l'exposant accède à son espace Partenaire.
Un dossier peut également être créé directement depuis le back-office.Il est alors d'abord positionné en statut "Projet", puis associé à un contact.
La validation du projet le fait passer au statut "Dossier à compléter", permettant à l’exposant de poursuivre.
3. Choix de l'offre
Depuis son dossier, l'exposant sélectionne son offre.
Selon votre configuration, il peut choisir :
- son type de stand
- sa surface
- son package
- ses options
- ses produits complémentaires.
Le panier se met à jour au fil de ses sélections et lui permet de consulter les éléments de sa commande.
4. Constitution du dossier
L'exposant complète les informations nécessaires à sa participation.
Cela peut comprendre :
- ses informations société
- ses coordonnées
- les informations administratives
- les données nécessaires au contrat
- les informations de facturation.
5. Finalisation du dossier et de la commande
Avant de finaliser, l'exposant contrôle le récapitulatif : stand, produits, quantités, prix et, selon votre configuration, contrat et mode de paiement.
Une fois vérifié, il valide son dossier et sa commande initiale.
Le dossier passe au statut "Dossier complété". Tant que le contrat n’est pas signé, l’exposant peut encore modifier sa commande. S’il reprend le parcours pour la modifier, le dossier repasse au statut "Dossier à compléter".
L'équipe organisatrice peut alors suivre son avancement depuis le back-office.
6. Contrat
Selon le processus défini pour votre événement, un contrat peut être généré à partir des informations du dossier et des éléments commandés.
L'exposant peut ensuite retrouver les documents associés depuis son espace.
Seul un contact disposant du rôle "Responsable stand" peut signer le contrat.
Après la signature, le dossier passe au statut "Contrat signé ": l’exposant ne peut plus modifier sa commande. L’organisateur prend alors la main pour valider le contrat ou rouvrir le dossier si nécessaire. La validation finale fait passer le dossier au statut "Contrat validé".
7. Commandes complémentaires
Après sa commande initiale, l'exposant peut continuer à acheter les produits ou prestations que vous avez rendus disponibles dans votre catalogue additionnel.
Cela permet de distinguer :
Commande initiale du stand et les commandes de prestations complémentaires
8. Facturation et paiement
La suite dépend du mode de facturation configuré pour votre événement.
Les informations de commande peuvent notamment être transmises au système de facturation utilisé par votre organisation.
Les documents associés peuvent ensuite être accessibles depuis l'espace de l'exposant selon votre configuration.
9. Et après la validation ?
La commercialisation ne s'arrête pas à la signature du contrat.
Depuis le back-office, vos équipes peuvent notamment suivre :
- les exposants inscrits ;
- l'état d'avancement des dossiers ;
- les dossiers incomplets ;
- les commandes ;
- les ventes de stands ;
- les ventes de produits complémentaires ;
- les éléments restant à compléter.
Ces informations permettent à vos équipes commerciales et opérationnelles d'identifier rapidement les dossiers nécessitant une action ou une relance.